IK CYRUS
Antagen av huvudstyrelsen 2010-05-26
Mediautskottet – uppdrag enligt stadgarna
Mediautskottet skall…
Utgöra beredande organ till styrelsen i mediafrågor
Vårda varumärket Cyrus
Verka samordnande i mediafrågor mellan föreningens sektioner respektive sportstugestyrelse
Ansvara för intern kommunikation och medlemskontakt
Ansvara för extern kommunikation, marknadsföring och mediakontakter
Ha huvudansvaret för föreningens hemsida
Inom sig organisera arbetet på ett ändamålsenligt sätt
Övergripande riktlinjer – att förhålla sig till
· Kommunikation är det viktigaste medlet att utåt och inåt skapa den positiva bilden av Cyrus
· Kommunikation sker genom olika slags medier, som tenderar att bli allt flera och allt snabbare
· Kommunikation kan ske externt i syfte att marknadsföra och synliggöra klubben och dess verksamhet utåt
· Kommunikation kan också ske internt genom att på olika sätt informera och skapa dialog med medlemmar, supporters och sponsorer i syfte att skapa samhörighet inom klubben
· Kommunikation förutsätter en avsändare och en mottagare. Viktigt att alltid välja bäst lämpad avsändare och att utforma innehållet efter mottagaren. Vem är mottagaren? Vilket är budskapet? Vad är syftet? Vilken form av kommunikation är mest lämplig?
· Kommunikation med största möjliga öppenhet skall eftersträvas. I vissa fall kan det finnas skäl till slutenhet (”sekretess”), t ex kring pågående förhandlingar, viss ekonomisk information eller känsliga personuppgifter. Viktigt att klargöra vem/vilka som i olika frågor får föra föreningens talan.
Varumärkesstrategi
IK Cyrus är ett starkt varumärke, som skall vårdas och marknadsföras, bl a genom synliggörande av klubbens emblem och dess färger – gult och grönt.
Klubbens historia skall vårdas och synliggöras genom fortlöpande dokumentation och publicering på t ex föreningens hemsida.
IK Cyrus identitet fastställs i stadgarna under rubriken ”Idrottens mål och inriktning”.
Kommunikation genom massmedia
Några praktiska råd:
Välj rätt kommunikationsform för rätt tillfälle! Exempel:
- Pressrelease/pressinformation
- Presskonferens
- Nyhetsbrev
- Inbjudan till reportage vid speciella evenemang
Förbered inför varje säsong vilka arrangemang som vi vill ha publicitet kring! Utse ansvariga!
Värdera nyheten! Hur stor är den för klubben? Vilket nyhetsvärde/läsvärde kan media förväntas tillmäta nyheten?
Lyft fram händelser, personer etc som ”sticker ut”! Exempel: Ungdomar som är uttagna till distriktslag/landslag; Eldsjälar inom klubben; Jubileum vart femte år; Spektakulära nyförvärv på spelar- och tränarsidan.
Välj strategisk tidpunkt med hänsyn till olika mediers publiceringstider (TV, radio, papperstidningar, nättidningar etc) och även med hänsyn till andra konkurrerande sportnyheter! Välj även tid på året, då ”nyhetstorka” råder – t ex sommarmånaderna.
Bygg upp personliga förtroendefulla kontaktnät med journalister inom olika medier!
Bjud in media inför säsongstart – presentera nyförvärv, nya tränare, målsättning etc!
På seniorsidan: Skicka pressinformation inför handbollens hemmamatcher med t ex fakta om motståndarlaget, och inför bowlingens tävlingar! Bjud mediarepresentanter på fika! Säkerställ kontaktytor mellan tränare och media för aktuella uppgifter ”läget i laget” inför matcher och för uttalanden efter matcher!
Skapa en tydlig organisation/struktur för mediaansvaret!
- Ansvar inom föreningen (övergripande frågor)
- Ansvar inom sektionen (övergripande sektionsfrågor)
- Ansvar inom de olika lagen
Om du blir kontaktad av media: Uttala dig endast om du har mandat eller ansvar! Hänvisa annars till ansvarig! Tänk efter – före! Om du är osäker – be dem ringa upp senare, så du hinner förbereda dig! Om du är osäker på om dina svar gått fram, bed att få läsa texten (dock ingen ovillkorlig rättighet)!
Skapa en aktuell lokal/regional e-mail-grupp som kan användas av kansli och mediaansvariga. Skicka för kännedom även till förbund, handbolls-/bowling-media etc!
Hemsidan – webbpolicy
Allmänt
Hemsidan är föreningens ansikte utåt och samtidigt forum för för klubbens interna informationsflöde.
För att fylla detta dubbla syfte måste sidan och dess information alltid vara aktuell och tydlig.
Innehållet skall vara strukturerat, lätt att hitta och lätt att läsa.
Föreningens mediautskott har huvudansvaret för hemsidan.
Mediautskottet utser webb-ansvariga för föreningen och för dess sektioner. Webb-ansvariga organiserar arbetet kring hemsidan och tillser att att ovan angivna krav och syften blir uppfyllda.
Det skall vara tydligt vem/vilka som har rätt att skriva internt respektive externt.
Mediautskottet har ansvar för att webb-ansvariga och skribenter får relevant och kontinuerlig utbildning.
Upphovsrätt
Text, bild, ljud, layout och dataprogram är upphovsrättsligt skyddat. Regelverket finns i en särskild upphovsrättslagstiftning och är ganska komplicerat. En huvudregel är att iakttaga försiktighet och att alltid tillfråga upphovsmannen, innan man kopierar och sprider upphovsrättsligt skyddat material. Undantag från upphovsrättsskyddet är rätten att använda citat. Dock skall alltid källan anges.
Personuppgiftslagen
Personuppgiftslagen från 1998 syftar till att skydda människors personliga integritet.
Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan hänföras till en person som är i livet. Det rör namn, personnummer, foto och andra indirekta uppgifter.
Samtycke krävs från den som personuppgifterna avser vid publicering på Internet. Det är viktigt att den tillfrågade informeras om och förstår innebörden av att ge sitt samtycke. Skriftligt samtycke rekommenderas. Ett samtycke kan återkallas när som helst.
Känsliga uppgifter och personnummer får inte publiceras på Internet utan samtycke. Känsliga uppgifter är t ex etnisk tillhörighet, religiös övertygelse och hälsotillstånd.
Bilder. För att publicera ett personfotografi på webben krävs alltid samtycke.
För mer information, se www.datainspektionen.se!
Länkning
Genom att länka till andra tillämpliga hemsidor kan den egna hemsidans informationsvärde utökas. Det finns i huvudsak två olika slags länkning:
Referenslänkar – hänvisande länkning till en annan webbplats´ startsida är i regel tillåtet. Vid osäkerhet bör kontakt tas med innehavaren. För att använda ett varumärke eller logotype som klickpunkt för en länk krävs tillstånd av innehavaren.
Djuplänkning innebär att man länkar direkt till en sida (text eller bild) på annan webbplats utan att passera startsidan.. Många hemsidor förbjuder djuplänkning och det krävs tillstånd från innehavaren till den länkade hemsidan.
Cyrus-bladet/Nyhetsbrev
I april 1945 utkom första numret av klubbtidningen Cyrus-bladet.
Cyrus-bladet har till uppgift att informera och skapa kontakt med klubbens medlemmar.
Tidningen är periodisk med utgivningsintervaller, som beslutas av mediautskottet.
Cyrus-bladet utges fr o m 2011 som nyhetsbrev, tills vidare både digitalt (som e-brev) och som papperstidning. Namnet Cyrus-bladet skall bibehållas och vårdas.
Målgrupper utöver medlemmarna: Media, sponsorer, supporters, förbund, fritidsförvaltning etc.
För utgivningen ansvarar en särskild redaktionskommitté med bl a företrädare för sektionerna respektive sportstugestyrelsen.
Redaktionskommittén leds av en huvudredaktör med journalistisk utbildning alt talang.
Att skriva – några praktiska råd
Här följer några praktiska råd till dem som skall skriva i olika sammanhang – webb-texter, texter i Cyrus-bladet, pressmeddelanden etc.
En bra text är
· Lättläst, tilltalande i fastställt typsnitt (Verdana) liksom beträffande innehåll
· Kortfattad, överskådlig och ser till att budskapet går fram
· Trovärdig till språk och innehåll
När du skall skriva
· Börja med att fundera över för vem du skriver och vad du vill uppnå med texten
· Vilken är målgruppen?
· Vilket är budskapet?
· Vad vill du uppnå?
· Vad behöver vara med?
· Vad klarar sig läsaren utan?
· Rangordna – det viktigaste först när du disponerar texten!
· Börja med en bra rubrik som fångar in budskapet! En bra rubrik…
- ger överblick
- avgränsar innehållet
- väcker intresse
- är lättläst
- sammanfattar innehållet
· Inledningen (ingressen) skall väcka intresse och ge en översiktlig bild av innehållet
· Sist i texten kan läggas sådan information som den djupt intresserade läsaren vill ta reda på, gärna som länkar eller med hänvisning till andra dokument.